Un nombre significativement important de parcs automobiles continue de gérer les opérations en utilisant des feuilles de calculs, alors que des logiciels métiers, qui ont déjà fait leurs preuves, sont offerts sur le marché.
L’accoutumance à Excel ou à un autre tableur, la modeste dimension du parc et probablement aussi le coût relativement élevé d’un logiciel métier sont un nombre de raisons pour lesquelles les gestionnaires hésitent à adopter cette solution.
Tout particulièrement en ce qui concerne les gestionnaires de petites flottes. En effet, l’argument du coût d’acquisition ou de la souscription, dépasserait les avantages que l’on pourrait tirer d’un logiciel de gestion de flotte. Pourtant, les tableurs ont leurs limites et continuer à les utiliser pourrait entraîner des risques et préjudices à l’entreprise.
Utiliser Excel pour gérer son parc automobile
La gestion de parc automobile sous Excel a, en effet, quelques avantages :
- Excel est un outil bureautique souple et assez facile d’emploi, il permet même, avec la généralisation du Cloud, des collaborations simultanées,
- C’est un logiciel très utilisé dans les entreprises, du fait d’être dans la suite Office,
- Son utilisation ne coûte pas grand-chose, puisqu’il ne dépend pas du nombre de véhicules à gérer, du nombre d’utilisateurs, ou du niveau de sophistication apportée à sa conception,
- Il est facile d’y importer des données,
- Son utilisation ne requiert que de connaissances spécifiques de la part des employés.
Mais de nombreuses difficultés et limites à son utilisation n’en font pas un logiciel de choix pour une gestion performante de flotte :
- Du fait qu’il n’est pas été conçu spécifiquement pour un parc automobile, Excel n’a pas de fonction métier,
- Excel n’a guère de gestion fine de droits : tout le monde a les mêmes droits d’écriture et de modification du programme, ce qui pose un sérieux problème de confidentialité,
- Une évolutivité limitée en tant que gestionnaire de flotte : ceux qui l’utilisent ont tendance, à terme, à le figer pour éviter qu’il devienne complexe,
- Un partage difficile avec d’autres acteurs : sur Excel, chacun a ses macros et sa manière de travailler ; il en résulte des programmes riches et personnalisés, mais aussi générateurs de désorganisation,
- Risque d’erreurs permanent : faute de système centralisé et organisé selon des process métiers, l’erreur est potentiellement constamment présente, avec tout ce que cela peut exponentiellement entraîner lorsqu’il s’agit d’un fichier manipulé par plusieurs personnes,
- Traçabilité non assurée du fait de l’existence de plusieurs versions d’Excel,
- Pas de workflow structuré : ce dispositif est pourtant très utile en gestion de flotte car il permet d’augmenter l’efficacité et la traçabilité,
- Difficile d’avoir une fiche centralisée pour chaque véhicule ou pour chaque conducteur,
- Absence d’une vision globale de données et de systèmes d’alertes efficaces
Pourquoi utiliser un logiciel métier plutôt qu’Excel ?
Les logiciels de gestion de flotte gèrent tous les aspects d’une flotte : de l’achat, à la mise hors-service ou à la restitution du véhicule. De plus, certains logiciels gèrent, en plus des véhicules, tous les actifs d’une entreprise, y compris les remorques, les machines et les conteneurs.
Ces logiciels spécialisés permettent de regrouper toutes les informations relatives à une flotte dans un seul et même système centralisé. Ces logiciels professionnels ont l’avantage de :
- Combler les lacunes retrouvées dans Excel car ils sont conçus en tenant compte des besoins généralement observés par les gestionnaires de flottes.
- Distribuer des privilèges aux employés, en fonction de leur poste et de leur niveau d’interaction avec la flotte.
- D’évoluer, en permettant d’offrir de nouvelles fonctionnalités aux clients, et tout est organisé à l’avance selon les règles métiers éprouvées. Ce qui permet au risque d’erreur d’être réduit à l’extrême grâce à des workflows dédiées, facilitant le suivi des process
- De visualiser un véhicule ou un conducteur sous la forme d’une fiche très documentée ou bien d’avoir une vue globale du parc automobile.
De nombreux processus et procédures de reporting peuvent être automatisés, permettant de réduire les tâches administratives et d’augmenter l’efficacité opérationnelle.
Les capacités du système vont bien au-delà des feuilles de calcul ! Cela vous permettant de respecter les procédures de conformité et de gérer les risques, tels que l’identification des mauvais comportements de conduite ou la réduction des temps d’immobilisation.
À propos du choix d’un logiciel de gestion de flotte
Vous avez donc pris la décision d’utiliser un logiciel de gestion de flotte mais vous ne savez pas par où commencer ?
Nous vous conseillons tout d’abord, de dresser une liste de vos attentes et besoins, ce qui sera déjà un bon début.
Pour cela, notre équipe de Digitalco se tient prête pour vous assister dans l’identification de vos besoins et dans le processus devant aboutir au choix d’un logiciel qui répond bien à vos besoins.
Je choisis un logiciel professionnel de gestion de flotte
Parce que vous avez tenu jusqu’à ce jour la situation de votre parc automobile par Excel, la migration des feuilles de calcul vers un logiciel pro peut s’avérer être une tâche ardue !
Et c’est pour cela que Digitalco vous offre sa contribution pour gérer les processus.
Une fois que vos informations ont été importées dans un système, vous récolterez rapidement les fruits du logiciel de gestion de flotte, notamment une réduction des tâches administratives, une visibilité améliorée sur l’ensemble du parc et un système de reporting intelligent et diligent pour vous aider à générer des gains d’efficacité et des économies sur votre investissement.
En savoir plus
Pour en savoir plus, il vous est possible de télécharger, à partir de notre site Web, l’étude « Bien choisir son logiciel de gestion de flotte automobile » pour vous aider à choisir le logiciel qui vous correspond. Vous pouvez également nous envoyer une question, écrire un commentaire et pourquoi pas, nous soumettre un article professionnel concis en indiquant si vous souhaitez ou non que votre nom apparaisse.
Les suggestions de sujets sont aussi les bienvenues ! N’hésitez pas à nous les envoyer en utilisant notre page de contact.
Cet article est à présent terminé, nous espérons qu’il aura su vous aider à vous engager dans le processus d’adoption d’un logiciel de gestion de flotte automobile, et n’oubliez pas que nos équipes Digitalco peuvent, à votre demande, rechercher et trouver pour vous, la solution logicielle convenant à vos besoins.
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