Un nombre significativement important de parcs automobiles continue de gérer les opérations en utilisant les feuilles de calculs, alors que des logiciels métiers, qui ont déjà fait leurs preuves, sont offerts sur le marché.

L’accoutumance à Excel ou un autre tableur, la modeste dimension du parc et probablement aussi le coût relativement élevé d’un logiciel métier sont au nombre des raisons pour lesquelles les gestionnaires hésitent à adopter cette solution.

Tout particulièrement en ce qui concerne les gestionnaires de petites flottes, l’argument est que le coût d’acquisition ou de la souscription dépasserait les avantages que l’on pourrait tirer d’un logiciel de gestion de flotte. Pourtant, les tableurs ont leurs limites et continuer à les utiliser pourraient entraîner des risques et préjudices à l’entreprise.

 

Gestion de parc automobile sous Excel

La gestion de parc automobile sous Excel a en effet quelques avantages :

 

  • Excel est un outil bureautique souple et assez facile d’emploi, il permet même, avec la généralisation du cloud, des collaborations simultanées
  • C’est un logiciel très usité dans les entreprises, du fait d’être dans la suite Office
  • Son utilisation ne coûte pas grand-chose quel que soit le nombre de véhicules à gérer, le nombre d’utilisateurs, ou le niveau de sophistication apporté à sa conception
  • Il est facile d’y importer des données
  • Son utilisation ne requiert que quelques connaissances de base de la part des employés

 

Mais de nombreuses difficultés et limites à son utilisation n’en font pas un logiciel de choix pour une gestion performante de flotte :

 

  • Du fait de n’avoir pas été conçu spécifiquement pour un parc automobile, Excel n’a pas de fonction métier
  • Excel n’a guère de gestion fine de droits : tout le monde a les mêmes droits d’écriture et de modification du programme, ce qui pose un sérieux problème de confidentialité
  • Une évolutivité limitée en tant que gestionnaire de flotte : ceux qui l’utilisent ont tendance, à terme, de le figer pour éviter qu’il devienne complexe
  • Un partage difficile avec d’autres acteurs : sur Excel, chacun a ses macros et sa manière de travailler ; il en résulte des programmes riches et personnalisés, mais aussi générateurs de désorganisation
  • Risque d’erreurs permanent : faute de système centralisé et organisé selon des process métiers, l’erreur est potentiellement constamment présente, avec tout ce que cela peut exponentiellement entraîner lorsqu’il s’agit d’un fichier manipulé par plusieurs personnes
  • Traçabilité non assurée du fait de l’existence de plusieurs versions d’Excel
  • Pas de workflow structuré : ce dispositif est pourtant très utile en gestion de flotte car il permet efficacité et traçabilité
  • Difficile d’avoir une fiche centralisée pour véhicules ou pour conducteurs
  • Absence d’une vision globale de données et de systèmes d’alertes efficaces

 

Pourquoi utiliser un logiciel plutôt que des feuilles de calculs ? Quels sont ses avantages ?  

Les logiciels de gestion de flotte gèrent tous les aspects d’une flotte de l’achat à la mise hors service ou à la restitution. Certains logiciels ne gèrent pas uniquement les véhicules mais tous les actifs d’une entreprise y compris les remorques, les machines et les conteneurs.

Des logiciels spécialisés permettent de regrouper toutes les informations relatives à une flotte dans un seul système centralisé.

Les lacunes relevées sur Excel sont comblées dans les logiciels métiers, conçus en tenant compte des besoins généralement observés par les gestionnaires de flottes : les privilèges sont rigoureusement octroyés pour chacun en fonction de poste et de son niveau d’interaction avec la flotte ; le logiciel est apte à évoluer pour offrir de nouvelles fonctionnalités aux clients ; et tout est organisé à l’avance selon les règles métiers éprouvées, et le risque d’erreur est réduit à l’extrême grâce à des workflows dédiées, facilitant le suivi des process ; il est possible de visualiser un véhicule ou un conducteur sous la forme d’une fiche très documentée tout comme d’avoir une vue globale du parc automobile…

 De nombreux processus et procédures de reporting peuvent être automatisés, ce qui réduit les tâches administratives et augmente l’efficacité opérationnelle.

Les capacités du système vont bien au-delà des feuilles de calcul pour permettre de respecter les procédures de conformité et de gérer les risques, tels que l’identification des mauvais comportements de conduite ou la réduction des temps d’immobilisations. 

A propos du choix d’un logiciel de gestion de flotte

Vous avez donc pris la décision d’utiliser un logiciel de gestion de flotte mais vous ne savez pas par où commencer ?

Dresser une liste de vos attentes et besoins sera déjà un bon début.

Digitalco se tient prête pour vous assister dans l’identification de vos besoins et dans le processus devant aboutir au choix d’un logiciel qui répond bien à vos besoins

 

Enfin, le passage des feuilles de calcul à un logiciel de gestion de flotte

Parce que vous avez tenu jusqu’à ce jour la situation de votre parc automobile par Excel, la migration des feuilles de calcul vers un progiciel peut s’avérer une tâche ardue.

Digitalco offre sa contribution pour gérer les processus.

Une fois que vos informations ont été importées dans un système, vous récolterez bientôt les fruits du logiciel de gestion de flotte, notamment une réduction des tâches administratives, une visibilité améliorée sur l’ensemble du parc et un système de reporting intelligent et diligent pour vous aider à générer des gains d’efficacité et des économies sur votre investissement.

 

En savoir plus…

Pour en savoir plus, il vous est loisible de télécharger à partir de notre site, l’étude « Bien choisir son logiciel de gestion de flotte automobile », de nous envoyer une question, d’écrire un commentaire et même de soumettre un article professionnel concis en indiquant si vous souhaitez ou non que votre nom apparaisse.

Les suggestions de sujets sont aussi les bienvenues, vous voudrez bien nous les envoyer par notre page de contact.

Cet article est à présent terminé, nous espérons qu’il aura su aider à vous engager dans le processus d’adoption d’un logiciel de gestion de flotte automobile pour votre organisation et dans cette perspective, Digitalco saura, à votre demande, rechercher et trouver pour vous, la solution logicielle convenant à vos besoins.

 

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L’équipe Digitalco